סידור עבודה באקסל או מערכת ניהול משמרות?
תבנית שבועית להעתקה ולהורדה
הקובץ כולל גיליון סידור וגיליון הנחיות. אפשר גם להעתיק את הטבלה מכאן.
דוגמה להמחשה
| עובד | תפקיד | ראשון | שני | שלישי | רביעי | חמישי | שישי | שבת |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| דנה לוי | שירות | 11:00-16:00 | 11:00-16:00 | 11:00-16:00 | 11:00-16:00 | 11:00-16:00 | 10:00-14:00 | |
| יואב כהן | מטבח | 10:00-16:00 | 10:00-16:00 | 10:00-16:00 | 10:00-16:00 | 10:00-18:00 | 10:00-15:00 | |
| נועה ברק | בר | 16:00-23:00 | 16:00-23:00 | 16:00-23:00 | 16:00-24:00 | 12:00-18:00 | 12:00-18:00 | |
| עידו מזרחי | אחמ״ש | 10:00-18:00 | 10:00-18:00 | 10:00-18:00 | 14:00-23:00 | 10:00-16:00 | ||
| מאיה שמש | שירות | 11:00-16:00 | 16:00-23:00 | 16:00-23:00 | 16:00-23:00 | 12:00-18:00 |
אין בקובץ קישורים חיצוניים או מאקרו. התאימו שמות ושעות לעסק שלכם.
חמישה צעדים לסידור שבועי
אוספים זמינות
מי יכול לעבוד בכל יום. באקסל זה עמודה או הודעה; במערכת זה הגשה מהעובד.
מסמנים דרישות תפקיד
כמה אנשי שירות, מטבח או בר צריך בכל משמרת.
משבצים שעות
ממלאים תאים לפי עובד ויום, בלי לחפוף משמרות בלי כוונה.
בודקים חוסרים
עוברים יום־יום: איפה חסר תפקיד, ואיפה יש עודף.
משתפים גרסה אחת
שולחים את הקובץ העדכני, או מפרסמים במערכת כדי שהצוות יראה את אותה גרסה.
מתי אקסל מספיק, ומתי הוא מתחיל לעלות בזמן
אקסל מספיק כשיש מעט אנשים, מעט שינויים, ומנהל אחד שמחזיק את הקובץ. הוא נעשה יקר לניהול כשזמינות מגיעה בהודעות, כשיש כמה עותקים, וכשהחלפות נסגרות בטלפון.
השוואה כנה
אקסל גמיש ומוכר. המערכת מוסיפה תהליך, לא מוחקת את היכולת לחשב או לשתף קובץ. מערכת ניהול משמרות
| נושא | אקסל | מערכת |
|---|---|---|
| גמישות | כל מבנה טבלה שאפשר לבנות | מבנה קבוע של משמרות, תפקידים וזמינות |
| זמינות | נאספת מחוץ לקובץ או בעמודה ידנית | העובד מגיש, והמנהל רואה לפני השיבוץ |
| עדכונים | אפשר לשתף קובץ; קל שיווצרו כמה גרסאות | שינוי במקום אחד אחרי פרסום |
| החלפות | תיאום ידני מחוץ לטבלה | בקשה במערכת, עם אישור אם הגדרתם |
| כיסוי | סופרים ידנית, או בנוסחה שאתם כותבים | דרישה לפי תפקיד מול השיבוץ |
| נייד | אפשרי, פחות נוח למילוי זמינות | אפליקציה לעובד כלולה בכל מסלול |
| עלות | הקובץ עצמו זול; זמן הניהול מסתתר בתיאומים | מחיר מנוי מול שעות תיאום. הפרטים במחירון |
מעבר למערכת
מגדירים צוות ותפקידים, מזמינים עובדים, ואפשר לייבא רשימה ולייצא סידור לאקסל. אחר כך מריצים הצעת שיבוץ. שיבוץ משמרות אוטומטי
מה שנוסף לתהליך הוא הגשת זמינות מהטלפון, במקום לאסוף אותה מחוץ לקובץ. אפליקציה לסידור עבודה